Reunionitis, la otra pandemia que nos agobia
Siempre me río al ver el típico meme: “esta reunión pudo ser un mail”. De hecho me gustaría tener una polera con esta frase 😊 Porque es tan cierto ¿a quién no le ha pasado? A mí muchas veces, sobre todo en cierta empresa donde trabajé alguna vez y que no nombraré para proteger a los inocentes.
Muchas empresas chilenas, sorprendidas por la pandemia sin haber construido previamente una cultura de trabajo remoto, trataron de acomodarse a la nueva normalidad como pudieron. Y eso incluyó trasladar al formato remoto malas prácticas que ya tenían en modalidad presencial, ej.:
- Exceso de reuniones. Todo se coordina a través de una reunión.
- Reuniones sin agenda u objetivo predefinido, que no llegan a ningún resultado. Y hay que volver a citarlas para lograr algo. “Reunámonos para hablar de lo que pasó en la reunión anterior”
- Reuniones que se extienden más allá de su horario definido, sin respetar el tiempo/agenda de los participantes.
- Reuniones que se hacen en horarios inadecuados: horarios de almuerzo o salida del trabajo, por ejemplo.
- Reuniones con exceso de invitados. He presenciado reuniones con más de 30 participantes donde con suerte hablaron 4 personas ¿en serio era necesario que estuvieran tooodos los demás? Permítanme dudarlo.
¿Reconoces algunas de estas situaciones en tu organización?
Pues bien, si esto ocurría en modalidad presencial pre-pandemia, ahora ocurre mucho más. Y no es solo una percepción, ya que hay varios estudios (al final del artículo dejo un par) que muestran que las personas estamos sosteniendo más reuniones producto del teletrabajo. Porque claro, ya no existen límites de salas disponibles ni de distancia para llegar de un punto a otro, incluso los horarios de almuerzo o salida se han difuminado. Ahora el límite está dado por la capacidad de tu agenda y la de tus compañeros.
Y eso puede convertirse en un problema si en tu empresa no tienen otros mecanismos de coordinación asíncronos, pues podría producir la tendencia a agendar reuniones en exceso.
¿Qué puedes hacer en este caso?
1. Apela a la autogestión
Una alternativa es auto-gestionar y limitar por ti mismo las reuniones a las que vas. ¿Cómo hacerlo?
- Empieza por no aceptar reuniones en horario de almuerzo o post-salida del trabajo. Una buena empresa con buenos líderes deberían aceptar esta restricción, sobre todo en estos tiempos donde además muchos tenemos que preparar nuestros propios almuerzos mientras trabajamos.
- Cuestiona tu presencia en ciertas reuniones donde no tienes nada evidente que aportar. ¿Será que en esos casos te pueden mandar un resumen para estar al tanto de los acuerdos?
- Propón otras alternativas a una reunión, con una conversación asíncrona por Slack o Teams se pueden resolver varios temas. Comprobado empíricamente ✔️
- Exige que el horario de las reuniones se respete y si no es así, avisa que saldrás de la reunión porque ya terminó el tiempo definido (y es probable que tengas otra reunión esperando)
- Pregunta de antemano cuál es la agenda y el objetivo de las sesiones a las que te invitan, quizás no las tengan y ¡bingo! puedas zafar de una reunión que pudo ser un mail.
2. Acude a tu líder
Si la autogestión no funciona porque te siguen invitando a reuniones improductivas, otra alternativa es hablar con tu líder y plantearle las consecuencias negativas que está teniendo para tu desempeño/productividad el exceso de reuniones. Puedes llevarle algunos estudios para apoyar tus argumentos, pero en general yo esperaría que un líder razonablemente empático y preocupado por tu bienestar te ayude a ti y al equipo a buscar mecanismos para aliviar la carga de reuniones y a ser más eficientes en el uso del tiempo.
Si tu jefe no te escucha, no valida tu preocupación, no hace nada o se excusa en que esto siempre ha sido así, pues bueno, siempre existe la opción de hablar con el área de People&Care de tu empresa (o Recursos Humanos) para comentarle las dificultades que estás teniendo producto de este tema.
3. ¿Y si ninguna recomendación funciona?
Si a pesar de todos tus esfuerzos te siguen obligando a ir a reuniones improductivas solo porque tu jefe, el gerente o alguien más lo pide, evalúa cambiarte de empresa 😉 Que una organización lleve más de un año y medio en formato remoto y no haya optimizado e incluso empeorado su funcionamiento, es mala señal, habla de poca cultura de mejora continua.
Además, cada vez son más las organizaciones que se han adaptado y han mejorado su cultura de trabajo remoto, de seguro encontrarás una buena alternativa, si buscas cuidadosamente.
Si te interesa conocer más sobre el aumento de reuniones en pandemia y su efecto en el cerebro, te dejo un par lecturas sobre el tema:
